Home/Kennisbank/Virtual assistants/Hoe bereken je de ROI van een virtual assistant?
Hoe bereken je de ROI van een virtual assistant?
De volledige rekensom voor wat een VA oplevert — inclusief inwerken, aanlooptijd en aansturing. En waarom break-even later ligt dan de meeste ondernemers denken.
Zet de opbrengst — overgedragen uren maal de waarde van jouw uur — tegenover vier kostenposten: het uurtarief, het eenmalige inwerken, de lagere output in de aanloopweken en de aansturing die blijft. De meeste ondernemers rekenen zich rijk door de laatste twee weg te laten. Met vastgelegd werk ligt break-even meestal binnen zes weken; de echte opbrengst zit in maand drie tot twaalf, en alleen als je de vrijgekomen uren ook echt aan ander werk besteedt.
Stap 1 — bepaal wat jouw uur waard is
Niet je factuurtarief, maar je opportuniteitskosten: wat had dit uur opgeleverd als je het aan je beste werk had besteed? Voor wie verkoopt is dat de kans op een opdracht, voor wie levert het geleverde werk. Dat getal ligt voor de meeste ondernemers boven hun uurtarief en is de enige maatstaf die bij deze beslissing klopt.
Stap 2 — tel alle vier de kostenposten
- Uurtarief maal uren. Nederlandstalig doorgaans 30 tot 60 euro per uur, via een bureau hoger.
- Inwerken: eenmalig 15 tot 30 uur van jou samen, verdeeld over de eerste weken.
- Aanloop: reken in week één en twee op 30 tot 50 procent lagere output dan afgesproken.
- Aansturing: 1 tot 3 uur per week, dalend naarmate er meer is vastgelegd — maar nooit naar nul.
Stap 3 — reken met maanden, niet met weken
Het eenmalige inwerken vertekent elke berekening over een korte periode. Spreid die kosten over twaalf maanden en kijk naar het maandbeeld. Anders lijkt maand één een verlies en maand zes een wonder, terwijl het dezelfde samenwerking is.
De regel van de herbesteding
ROI bestaat alleen als de teruggewonnen uren ergens naartoe gaan. Bepaal vooraf wat de vrijgekomen tijd vult — verkoopgesprekken, je product, of echte rust — en zet dat in je agenda vóórdat de uren er zijn. Uren die je niet bewust herbesteedt, worden opgeslokt door wat het hardst roept, en dan is de opbrengst op papier nul.
Wanneer de som niet uitkomt
Als je meer dan drie uur per week blijft aansturen na de tweede maand, is niet de VA het probleem maar de vastlegging. Dan koop je uitleggen in plaats van werk. Los dat op met werkinstructies en een escalatieregel voordat je de samenwerking beoordeelt op cijfers.
Voorbeelden
Tien uur per week overdragen tegen 40 euro is 400 euro per week. Daar komt twee uur aansturing van jou bij; tegen 120 euro opportuniteitskosten is dat 240 euro. Samen ongeveer 640 euro per week. Daar staat tien uur teruggewonnen capaciteit tegenover, die bij 120 euro per uur 1.200 euro waard is — mits die uren daadwerkelijk naar verkoop of levering gaan. Het eenmalige inwerken van 20 uur schrijf je af over het eerste jaar. Dit is een rekenvoorbeeld op basis van eigen aannames, geen voorspelling.
Veelgemaakte fouten
- Het uurtarief van de VA vergelijken met je eigen uurtarief. De vergelijking gaat over wat je met de vrijgekomen uren doet, niet over twee tarieven.
- Inwerken en aansturing weglaten, en na zes weken concluderen dat het tegenvalt.
- De samenwerking in week twee beoordelen, midden in de aanloopperiode waarin de output per definitie lager is.
- De vrijgekomen uren laten vollopen met ander operationeel werk. Dan verplaats je werk zonder iets terug te winnen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voor een VA zichzelf terugverdient?
Met vastgelegde processen meestal drie tot zes weken. Zonder vastgelegde processen vaak nooit, omdat de aansturingstijd precies de ruimte inneemt die je net had vrijgemaakt.
Welke ROI mag ik verwachten?
Reken het door met je eigen cijfers in plaats van met een gemiddelde. Het verschil tussen twee bedrijven zit vrijwel volledig in de vastlegging en in wat er met de vrijgekomen uren gebeurt — niet in het tarief.
Telt een goedkopere VA in het buitenland anders?
De uurprijs daalt, de inwerk- en aansturingstijd meestal niet. Bij Engelstalig achtergrondwerk valt de som vaak gunstiger uit; bij Nederlands klantcontact weegt het taalverschil zwaarder dan het tarief.
Deze pagina beantwoordt ook
- Welke kosten vergeet ik bij een VA?
- Hoe lang duurt het voordat een VA rendabel is?