Home/Kennisbank/Virtual assistants/Wanneer heb je een VA nodig — en wanneer juist niet?
Wanneer heb je een VA nodig — en wanneer juist niet?
De signalen die wijzen op een assistent, en de drie situaties waarin een VA je probleem verergert.
Je hebt een VA nodig zodra je minstens vijf uur per week besteedt aan terugkerend werk dat je kunt beschrijven en dat niet om jouw oordeel vraagt. Je hebt er géén nodig als het werk elke keer anders is, als je zelf nog niet weet hoe het zou moeten, of als het probleem eigenlijk is dat je te veel doet wat je had moeten schrappen.
De signalen die kloppen
- Er zitten vijf of meer uur per week in werk dat je in een half A4 kunt uitleggen.
- Je kunt benoemen hoe het resultaat eruitziet als het goed is.
- Het werk komt elke week terug in ongeveer dezelfde vorm.
- Je hebt het geld om drie maanden vol te houden voordat het rendeert.
De drie situaties waarin het misgaat
- Er ligt niets vast. Dan koop je uitlegwerk in plaats van uitvoering.
- Het echte probleem is dat je te veel doet. Een VA maakt onnodig werk niet minder, alleen goedkoper uitgevoerd.
- Je zoekt iemand die bepaalt hoe het moet. Dat is een andere functie met een ander tarief.
Vijf uur is de ondergrens, niet het doel
Onder de vijf uur is de aansturingslast in verhouding groot: het inwerken verdien je moeilijk terug. Boven de tien uur wordt het pas echt rustiger in je week, omdat er dan hele processen verhuizen in plaats van losse handelingen.
Voorbeelden
Een bureau met vier mensen waar de eigenaar wekelijks vijf uur besteedt aan facturatie, urencontrole en het najagen van openstaande posten. Het werk is identiek per maand, het staat in twee systemen en een fout is zichtbaar en herstelbaar. Dit is een taak die beschreven kan worden en dus overgedragen.
Een ondernemer die zelf nog uitzoekt hoe zijn verkoopproces eruitziet en daar een assistent voor wil inhuren. Er is geen proces om over te dragen, dus wordt de assistent iemand die vraagt wat hij moet doen. Eerst het proces, dan de persoon.
Veelgemaakte fouten
- Iemand aannemen op een piek. Als de piek voorbij is, zit je met uren zonder werk.
- Uren inkopen "om alvast te beginnen" zonder takenlijst.
- Een VA inzetten op het werk dat je het minst leuk vindt in plaats van het werk dat de meeste uren kost.
Veelgestelde vragen
Kan ik beter eerst automatiseren?
Als het werk elke keer identiek is en volledig digitaal: ja. Bij variatie of klantcontact is een mens sneller ingevoerd en flexibeler. In de praktijk doen de meeste bedrijven uiteindelijk beide.
Hoe weet ik of ik er klaar voor ben?
Beantwoord deze twee vragen: kan ik in een half A4 uitleggen hoe deze taak gaat, en kan ik zeggen wanneer hij goed is gedaan? Twee keer ja betekent klaar. Anders begin je bij het vastleggen.
Deze pagina beantwoordt ook
- Ben ik er klaar voor om iemand aan te nemen?