Home/Kennisbank/Virtual assistants/Wanneer neem je je eerste medewerker aan?
Wanneer neem je je eerste medewerker aan?
Neem aan op een omschreven resultaat, nooit op een takenlijst. De vier signalen dat het moment er is, de drie die zeggen dat je te vroeg bent.
Je neemt iemand aan zodra je één resultaat kunt opschrijven dat iemand anders volledig kan bezitten, en dat resultaat minstens twintig uur per maand kost. Nooit op een takenlijst. Leg eerst vast wat "goed gedaan" betekent, in welk ritme er wordt teruggekoppeld en welke uitzonderingen bij jou terugkomen. Aannemen zonder omschreven resultaat is de duurste manier om te ontdekken dat het resultaat niet omschreven was.
De vier signalen dat het moment er is
- Je kunt één resultaat opschrijven dat compleet van iemand anders kan zijn.
- Dat werk kost minstens twintig uur per maand en komt structureel terug.
- Het proces staat op papier, of je kunt het binnen een week vastleggen.
- Je kunt de eerste drie maanden betalen uit lopende omzet, niet uit verwachte omzet.
De drie signalen dat je te vroeg bent
- Je week ziet er elke keer anders uit, dus er is geen stabiel takenpakket om over te dragen.
- Er staat niets op papier en je hebt geen ruimte om het vast te leggen.
- Je zoekt vooral iemand die "meedenkt" — dat is een vacature zonder resultaat.
Eerst schrappen, dan automatiseren, dan delegeren, dan pas aannemen
Reken je week door voordat je iemand zoekt. Meestal blijkt een deel van het werk te kunnen vervallen, een deel te automatiseren en een deel over te dragen aan een VA. Wat daarna overblijft is de echte functie. Die is vrijwel altijd kleiner en scherper dan de functie die je vier weken eerder in gedachten had — en daarmee ook makkelijker te vervullen.
Waarom dienstverband zwaarder weegt dan inhuur
Een medewerker in dienst brengt werkgeverslasten, doorbetaling bij ziekte, ontslagbescherming en een opzegtermijn met zich mee. Dat is geen reden om het niet te doen, wel een reden om het pas te doen als het werk stabiel is. Bij twijfel over de stabiliteit is inhuren de goedkopere manier om erachter te komen.
Hoe je na vier weken weet dat het gelukt is
Er ligt een rolomschrijving met resultaten, een kwaliteitsnorm en een afgeronde proefopdracht. De eerste taak draait zonder dat jij hem controleert. Wat je meet: het aantal correcties, de doorlooptijd, en het aantal uren dat daadwerkelijk uit jouw agenda is verdwenen — dat laatste is het enige getal dat de investering rechtvaardigt.
Voorbeelden
Een ondernemer is structureel te druk, plaatst een brede vacature voor een "allround medewerker" en neemt iemand aan. Er is geen vastgelegd proces, dus de eerste maanden bestaan uit uitleggen. De drukte neemt toe in plaats van af, en de conclusie wordt "deze persoon paste niet". In de meeste gevallen paste de opdracht niet: er was er geen.
Veelgemaakte fouten
- Aannemen om de drukte op te lossen. Drukte zonder vastlegging wordt door een extra persoon eerst groter.
- Een functie samenstellen uit alle restjes. Dat levert een rol op die niemand goed kan doen.
- Het inwerken niet inplannen, waardoor het bovenop een al volle week komt.
- Beginnen met het werk dat het meeste oordeel vraagt in plaats van met het werk dat het vaakst terugkomt.
Veelgestelde vragen
Eerst een VA of meteen iemand in dienst?
Bijna altijd eerst een VA op vastgelegd werk. Je leert er de rol mee kennen, en de vastlegging die je daarvoor maakt heb je bij een dienstverband sowieso nodig.
Waar begin ik?
Bij de taak met de meeste terugkerende uren en de laagste kosten bij een fout. Maak die helemaal af — vastgelegd, overgedragen, draaiend zonder jou — voordat je aan een tweede begint.
Hoeveel omzet moet ik hebben?
Er is geen vast bedrag. De bruikbare toets is of je drie maanden salaris kunt betalen uit omzet die er nu al is, zonder dat één wegvallende klant het onhoudbaar maakt.
Deze pagina beantwoordt ook
- Hoe weet ik of ik te vroeg ben met aannemen?
- Wat moet er klaarliggen voordat ik iemand aanneem?