Home/Kennisbank/Virtual assistants/VA of een eigen medewerker in dienst?
VA of een eigen medewerker in dienst?
De keuze hangt af van drie dingen: hoeveel uur het werk echt is, hoe specifiek het is, en hoeveel continuïteit je nodig hebt.
Kijk naar het aantal uren, de specificiteit van het werk en de continuïteit die je nodig hebt. Onder ongeveer twee dagen per week, met werk dat zich laat beschrijven, is een VA meestal de logische keuze. Boven de drie dagen, bij werk dat diepe kennis van jouw bedrijf vraagt of bij klantcontact dat vast gezicht nodig heeft, verschuift het voordeel naar een dienstverband.
De rekensom die vaak scheef gaat
Een VA lijkt duurder per uur en is dat ook. Maar bij een medewerker reken je met werkgeverslasten, vakantiegeld, doorbetaling bij ziekte, een werkplek en de uren die niet productief zijn. Vergelijk dus kosten per gedaan uur werk, niet per betaald uur. Onder de twee dagen per week valt die vergelijking meestal uit richting de VA; daarboven draait hij om.
Let op de vorm van de samenwerking
Werk je met een Nederlandse zelfstandige die structureel veel uren voor jou werkt, volgens jouw instructies en zonder andere opdrachtgevers, dan kan dat fiscaal als dienstverband worden gezien. Het handhavingsmoratorium op schijnzelfstandigheid geldt sinds 1 januari 2025 niet meer, dus de Belastingdienst kan bij vaststelling corrigeren en naheffen. Laat de constructie bij twijfel toetsen door je accountant — dit is een aandachtspunt bij de keuze, geen reden om ervan af te zien.
Wat in beide gevallen hetzelfde is
De voorbereiding. Of je nu inhuurt of aanneemt: zonder beschreven taken, een norm en een afgesproken beslisruimte kost de eerste maand jou meer tijd dan hij oplevert. De keuze tussen de twee vormen verandert niets aan die voorwaarde.
Wanneer kies je wat?
Virtual assistant
- Het werk is minder dan ongeveer twee dagen per week.
- De taken zijn te beschrijven en herhalen zich.
- Je wilt snel kunnen starten en het volume kunnen bijstellen.
- Je zoekt een specialisme dat je niet fulltime nodig hebt.
Medewerker in dienst
- Het werk is structureel drie dagen per week of meer.
- De kennis van jouw bedrijf is de kern van het werk en bouwt zich over jaren op.
- Klanten of leveranciers hebben een vast gezicht en vaste beschikbaarheid nodig.
- Je wilt iemand laten doorgroeien naar een rol met verantwoordelijkheid over anderen.
| VA | Medewerker | |
|---|---|---|
| Kosten per uur | Hoger tarief, geen werkgeverslasten | Lager tarief, plus lasten, vakantiegeld en doorbetaling |
| Opzegbaarheid | Kort, meestal per maand | Gebonden aan arbeidsrecht |
| Beschikbaarheid | Afgesproken uren, vaak gedeeld met andere klanten | Vaste dagen, volledig voor jou |
| Kennisopbouw | Blijft bij de persoon, vertrekt bij einde samenwerking | Bouwt op in het bedrijf, mits vastgelegd |
| Wat je vooraf nodig hebt | Beschreven taken en een norm | Beschreven rol, inwerkplan en begeleiding |
| Risico | Vertrek op korte termijn | Vaste kosten die doorlopen bij minder werk |
Veelgemaakte fouten
- Iemand in dienst nemen om een tijdelijke piek op te vangen, en daarna vaste kosten houden bij minder werk.
- Een VA inhuren voor werk dat eigenlijk veertig uur per week is, en dan verbaasd zijn over de rekening.
- De keuze maken op uurtarief in plaats van op kosten per gedaan uur werk.
- De vorm van de samenwerking niet toetsen bij een zelfstandige die feitelijk als werknemer werkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik met een VA beginnen en later iemand aannemen?
Dat is de gebruikelijke route. Je leert met een VA welk werk er echt is en hoe het beschreven moet worden. Blijkt het structureel meer dan drie dagen per week, dan heb je op dat moment een functieomschrijving die klopt met de praktijk.
En een VA via een bureau?
Dat zit ertussenin: je betaalt meer per uur, maar het bureau regelt selectie en vervanging bij uitval. Dat is vooral aantrekkelijk als het werk niet stil mag vallen en je zelf geen tijd hebt voor selectie.
Deze pagina beantwoordt ook
- Is een VA goedkoper dan iemand in dienst?
- Wanneer neem ik iemand aan in plaats van een assistent in te huren?