Hoe bereken je de waarde van automatisering?

Waarom de tweede som zo vaak wordt vergeten

Omdat hij ongemakkelijk is. Hij dwingt je te benoemen wat je met de gewonnen tijd gaat doen, en dat is een keuze die je vooraf moet maken. Maak je hem niet, dan vult de tijd zich vanzelf met ander operationeel werk, en dan had de automatisering wel een terugverdientijd maar geen waarde.

De opbrengsten die niet in uren zitten

Minder fouten, een kortere doorlooptijd voor de klant, en werk dat niet meer stilvalt als iemand ziek is. Die zijn lastig in geld uit te drukken en daarom is het eerlijker om ze apart te benoemen dan om er een bedrag bij te verzinnen. Ze horen wel in de beslissing thuis.

Wanneer je de som niet hoeft te maken

Bij kleine automatiseringen die in een half uur staan en niets per maand kosten. Dan is doorrekenen duurder dan bouwen. De som is bedoeld voor de gevallen waarin er echt een investering tegenover staat.

Stap voor stap

1. 1. Meet hoeveel tijd de taak nu echt kost

   Aantal keer per week maal de duur per keer, plus de tijd die eraan vastzit: wachten, zoeken, corrigeren, en de onderbreking die het veroorzaakt. Schat dit niet — meet het twee weken. Schattingen vallen bij dit soort werk meestal te laag uit.

2. 2. Bepaal welke uren er vrijkomen en van wie

   Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Uren van een medewerker die toch in dienst blijft, leveren geen geld op maar capaciteit. Uren van jou leveren pas iets op als je ze aan iets anders besteedt. Beide zijn waardevol, maar ze rekenen totaal verschillend.

3. 3. Zet er een bedrag naast dat klopt met de werkelijkheid

   Voor medewerkeruren: het kostentarief per uur. Voor jouw uren: niet je factuurtarief, maar wat het werk oplevert dat je in die uren wél doet. Doe je er verkoop mee, reken dan met de waarde van een verkoopgesprek. Doe je er niets specifieks mee, dan is de waarde nul — hoe vervelend dat ook klinkt.

4. 4. Tel alle kosten op, niet alleen de bouw

   Bouwtijd of bouwkosten, de licentie of de kosten per uitgevoerde stap, en het onderhoud. Reken op een paar uur per jaar per automatisering voor onderhoud: systemen veranderen en koppelingen breken.

5. 5. Reken twaalf maanden door en beslis

   Zet kosten en opbrengst over een jaar naast elkaar. Komt het niet uit, dan is dat een antwoord: de taak beter beschrijven en overdragen, of schrappen. Komt het ruim uit, bouw dan — en bestem in dezelfde beweging de uren die vrijkomen.

Voorbeelden

Veelgemaakte fouten

• Rekenen met je factuurtarief in plaats van met wat je in de vrijgekomen uren werkelijk doet.
• De vrijgekomen uren niet bestemmen, waardoor de berekende waarde nooit ontstaat.
• Onderhoudskosten weglaten, waardoor de som er twee jaar later heel anders uitziet.
• Een besparing presenteren als zekerheid terwijl het een aanname is.

Veelgestelde vragen