Hoe creëer je capaciteit zonder extra personeel?

De volgorde waarin je ze inzet

Ze staan bewust in deze volgorde: elke volgende stap kost meer geld en meer doorlooptijd dan de vorige.

• Schrappen: werk dat niemand mist. Levert onmiddellijk ruimte op en kost niets.
• Automatiseren: herhaalbaar werk met vaste regels. Eenmalige bouwtijd, daarna structureel.
• Delegeren: werk dat een ander kan doen zodra het is vastgelegd. Kost voorbereiding en aansturing.
• Aannemen: structureel werk dat een vaste rol vraagt. Duurste optie, langste aanlooptijd.

Waarom schrappen bijna altijd wordt overgeslagen

Het voelt als opgeven. Toch zit in de meeste weken werk dat ooit ergens voor bedoeld was en dat nu niemand nog leest, gebruikt of mist: rapportages, overleggen, controles op controles. De test is simpel — stop er drie weken mee en kijk of iemand ernaar vraagt. Zo niet, dan had je gelijk.

Capaciteit zit ook in minder onderbrekingen

Een dag met vijf onderbrekingen levert minder af dan een dag met twee, ook bij hetzelfde aantal uren. Het bundelen van vragen, een vast moment voor overleg en een afspraak over wie wat zelf mag beslissen, geven capaciteit terug zonder dat er één taak verdwijnt. Dit is de goedkoopste winst die er is en hij wordt zelden als capaciteitsvraag gezien.

Wanneer aannemen tóch de juiste keuze is

Als het werk structureel is, meer dan een paar dagen per week beslaat, en om opgebouwde kennis van jouw bedrijf vraagt. Dan is uitstellen duurder dan aannemen. Het verschil met de gebruikelijke gang van zaken is dat je op dat moment weet welke rol je zoekt — omdat de eerste drie stappen hebben laten zien wat er overblijft.

Veelgemaakte fouten

• Aannemen als eerste reflex bij drukte, en daarmee vaste kosten toevoegen aan een structuurprobleem.
• Automatiseren voordat duidelijk is welk werk geschrapt kan worden.
• Alleen naar uren kijken en de onderbrekingen negeren, terwijl die de opbrengst per uur bepalen.
• De vier manieren tegelijk aanpakken, waardoor er niets grondig verandert.

Veelgestelde vragen