Hoe geef ik verantwoordelijkheid aan een medewerker?

Waarom het meestal misgaat op de grens

De meeste ondernemers geven het resultaat wel weg maar de beslisruimte niet. Dan ontstaat de situatie waarin iemand zich verantwoordelijk voelt maar niets mag: elke afwijking komt alsnog bij jou terecht, en bij de derde keer stopt die persoon met initiatief nemen. De grens is dus geen detail, hij is het hele mechanisme.

Verantwoordelijkheid is niet hetzelfde als schuld

Verantwoordelijk zijn betekent dat iemand mag beslissen en daarover rekenschap aflegt. Het betekent niet dat hij de klos is als het misgaat. Wie die twee door elkaar haalt, krijgt medewerkers die verantwoordelijkheid ontwijken — logischerwijs.

Stap voor stap

1. 1. Formuleer een resultaat, geen taakomschrijving

   Niet "jij doet de facturatie", maar "aan het eind van elke week staan alle geleverde opdrachten gefactureerd en is er geen factuur ouder dan dertig dagen open". Een resultaat kun je halen of niet halen. Een taak kun je alleen uitvoeren, en daarmee is er niets om verantwoordelijk voor te zijn.

2. 2. Spreek de grens van de beslisruimte af

   Wat mag deze persoon zelf besluiten zonder overleg? Zet er een getal of een categorie op: kortingen tot een bedrag, aankopen tot een bedrag, klachten tot een bepaalde omvang. Een grens die je niet in één zin kunt zeggen, is geen grens en wordt dus niet gebruikt.

3. 3. Leg de escalatieregel vast

   Beschrijf wanneer iemand moet stoppen en het aan jou moet geven. Dat is geen teken van wantrouwen maar de voorwaarde om de rest zelfstandig te laten doen: iemand die weet wanneer hij jou mag storen, hoeft dat de rest van de tijd niet te overwegen.

4. 4. Geef de toegang die erbij hoort

   Verantwoordelijkheid zonder eigen accounts, rechten of budget is een lege huls. Ga de taak één keer langs en noteer alles waarvoor iemand nu nog bij jou moet zijn. Dat lijstje regel je in één keer af, anders kom je er elke week op terug.

5. 5. Zet een vast verantwoordingsmoment neer

   Eén kort moment per week of per maand waarop de uitkomst besproken wordt — niet de handelingen. Dat vervangt de losse controles. Zonder zo'n moment vul jij het gat met vragen tussendoor, en dan ben je terug bij micromanagement.

6. 6. Laat de eerste fout staan

   De eerste keer dat het misgaat binnen de afgesproken grenzen, is het aantrekkelijk om het zelf op te lossen. Doe je dat, dan is de boodschap dat de verantwoordelijkheid toch bij jou ligt. Bespreek in plaats daarvan wat er in de norm of de instructie ontbrak.

Veelgemaakte fouten

• Verantwoordelijkheid geven zonder bevoegdheid, waardoor iemand voor elke afwijking terug moet komen.
• Het resultaat niet meetbaar maken, waardoor het gesprek over de uitkomst een gevoelskwestie blijft.
• De eerste fout zelf repareren en daarmee de overdracht terugdraaien.
• Twee mensen verantwoordelijk maken voor hetzelfde resultaat. Dan is niemand het.

Veelgestelde vragen