Hoe voorkom ik micromanagement?

Waarom het gebeurt

Micromanagement is zelden een karaktertrek. Het is wat overblijft als er geen norm is afgesproken: je kunt alleen zien of iets goed is door ernaar te kijken. De reparatie zit dus in de afspraak, niet in zelfbeheersing.

Wat een bruikbaar meetpunt is

Een getal of feit dat je in tien seconden kunt vaststellen zonder het werk te openen. Aantal openstaande vragen ouder dan 24 uur. Facturen verstuurd voor de vijfde. Aantal klachten over de levering. Een meetpunt dat je alleen kunt controleren door het werk over te doen, is geen meetpunt.

De ritmes die werken

Dagelijks is te vaak voor bijna alles en houdt de afhankelijkheid in stand. Wekelijks werkt voor nieuw overgedragen werk, in een vast kwartier. Maandelijks is genoeg zodra het drie maanden goed gaat. Je bouwt af, en dat is een expliciet besluit, geen gevoel.

Stap voor stap

1. 1. Kies per taak maximaal drie meetpunten

   Meer dan drie is een beoordeling en kost je opnieuw tijd.

2. 2. Spreek af waar ze te zien zijn

   In een gedeeld overzicht dat de ander bijwerkt, niet in een rapportage die hij voor jou moet maken. Rapporteren is werk dat je erbij geeft.

3. 3. Zet één vast moment in de week

   Vijftien minuten, vaste vragen: wat staat er open, wat is afgeweken van de norm, wat heb je nodig van mij?

4. 4. Bouw af zodra het klopt

   Drie maanden binnen de norm betekent: naar tweewekelijks of maandelijks. Zeg dat hardop, zodat het geen stilzwijgend loslaten wordt.

5. 5. Grijp alleen in bij afwijking

   En dan op het proces: welke regel ontbrak? Zo groeit de instructie in plaats van jouw controlelast.

Veelgemaakte fouten

• In cc gezet willen worden. Dan lees je alsnog alles, alleen trager.
• Vragen om een uitgebreid weekverslag. Dat kost de ander uren en jou aandacht, zonder dat er iets meetbaar wordt.
• Bij de eerste fout het hele werk terugnemen in plaats van de instructie aanvullen.
• Niets afspreken en hopen dat het goed voelt. Dat eindigt altijd in meekijken.

Veelgestelde vragen