Home/Kennisbank/Processen & SOP's/Wat is een SOP?
Wat is een SOP?
De definitie van een standard operating procedure, wat erin hoort en het verschil met een checklist of werkinstructie.
SOP staat voor standard operating procedure: een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en volgens welke norm. In het Nederlands heet dat een werkinstructie. Het verschil met een checklist is de context — een checklist zegt wát, een SOP zegt ook hoe, wanneer het goed is en wanneer je moet escaleren.
Wat erin hoort
- Naam van de taak en wie de eigenaar is.
- Het resultaat: wat er klaar is als het af is.
- De stappen in volgorde, met de systemen die je gebruikt.
- De uitzonderingen en wat je daarin doet.
- De kwaliteitsnorm: waaraan je ziet dat het goed is.
- De escalatieregel: wanneer dit naar iemand anders gaat.
- Datum van de laatste wijziging.
SOP, checklist of werkinstructie
Een checklist is een afvinklijst voor iemand die het werk al kent. Een werkinstructie beschrijft één handeling. Een SOP beschrijft het hele proces inclusief norm en uitzonderingen, en is daarmee het document waarmee iemand die het werk níét kent zelfstandig aan de slag kan. In de praktijk gebruiken de meeste kleine bedrijven de woorden door elkaar; wat telt is of die vier onderdelen erin staan.
Waarom het meer is dan documentatie
Een SOP is de voorwaarde voor drie dingen tegelijk: iemand kan het overnemen, software kan het uitvoeren, en jij kunt beoordelen zonder mee te kijken. Zonder SOP is elk van die drie afhankelijk van jouw aanwezigheid.
Voorbeelden
Taak: wekelijkse facturatie. Eigenaar: de assistent. Resultaat: alle facturen van de afgelopen week verstuurd op maandag voor 12:00, openstaande posten bijgewerkt. Stappen: urenoverzicht ophalen, controleren op ontbrekende regels, facturen aanmaken, versturen, overzicht bijwerken. Norm: geen factuur zonder projectcode, geen bedrag dat afwijkt van de offerte. Escalatie: afwijking groter dan 250 euro of een klant die bezwaar maakt gaat naar de eigenaar.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de stappen opschrijven en de norm weglaten.
- Zo uitgebreid schrijven dat niemand het tijdens het werk openslaat.
- Geen eigenaar aanwijzen, waardoor niemand hem bijwerkt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een SOP zijn?
Zo lang als nodig om de taak zonder vragen uit te voeren, en niet langer. Voor de meeste taken is dat een half tot een heel A4. Als hij langer wordt dan twee pagina's, bestaat de taak waarschijnlijk uit meerdere taken.
Video of tekst?
Video is sneller gemaakt, tekst is sneller te raadplegen en te wijzigen. De combinatie werkt het beste: korte tekst met de stappen en de norm, met een opname erbij voor wie het een keer wil zien.
Deze pagina beantwoordt ook
- Waar staat SOP voor?
- Wat betekent standard operating procedure?