Werk vastleggen: de complete gids voor SOP's in een klein bedrijf

Waarom vastleggen alles ontsluit

Werk dat is opgeschreven kun je delegeren, automatiseren én overdragen aan de volgende persoon. Werk dat niet is opgeschreven kun je alleen zelf doen. Dat is de hele reden dat dit domein de brug vormt tussen de founder, de assistent en de automatisering: alle drie hebben ze dezelfde beschrijving nodig.

De vier onderdelen die er altijd in horen

• Resultaat: wat er klaar is als de taak af is, en wanneer.
• Stappen: de handelingen in volgorde, inclusief de uitzonderingen die jij automatisch maakt.
• Norm: waaraan je ziet dat het goed is, zonder het werk over te doen.
• Escalatie: wanneer iemand moet stoppen en het aan jou geeft.

Hoeveel je er nodig hebt

Veel minder dan het woord "documentatie" suggereert. De taken die je week vullen zijn er meestal tien tot vijftien. Begin bij de taak die je als eerste overdraagt en laat de map groeien op het ritme waarin werk echt verhuist. Documentatie die niemand gebruikt, veroudert alleen maar.

Wie hem schrijft

De eerste versie schrijf jij, terwijl je de taak uitvoert. De tweede versie schrijft degene die het werk overneemt — die merkt precies waar jouw beschrijving gaten heeft. Vanaf dan is hij ook eigenaar van het document.

Zo pak je het aan

1. 1. Kies de taak die deze week weggaat

   Niet de belangrijkste taak in je bedrijf, maar de eerstvolgende die je overdraagt.

2. 2. Schrijf mee terwijl je hem doet

   Of neem jezelf op en laat de tekst daarna uitwerken. Achteraf uit je hoofd reconstrueren duurt langer en levert een onvollediger document op.

3. 3. Voeg de norm en de escalatie toe

   Dit is het deel dat vrijwel altijd ontbreekt en precies het deel dat bepaalt of werk terugkomt.

4. 4. Laat iemand hem uitvoeren zonder jouw hulp

   Elke vraag die dan komt, is een gat. Vul het gat in het document, niet in het gesprek.

5. 5. Zet er een eigenaar en een datum op

   Zonder eigenaar veroudert elk document. De eigenaar is degene die het werk doet, niet jij.

Veelgemaakte fouten

• Een documentatieproject starten waarin alles tegelijk moet worden vastgelegd. Dat strandt altijd rond week drie.
• SOP's schrijven voor werk dat je had moeten schrappen.
• De norm weglaten, waardoor alleen jij kunt beoordelen of het goed is.
• Ze opslaan op een plek waar niemand tijdens het werk komt.
• Ze schrijven en daarna nooit meer aanraken, tot ze onbetrouwbaar zijn en niemand ze meer opent.

Veelgestelde vragen