Wat is documentatieschuld en hoe ontstaat die?

Waarom het een schuld is en geen achterstand

Een achterstand loop je in. Een schuld groeit door zolang je hem niet aflost. Elke nieuwe werkwijze die je bedenkt en niet opschrijft, elke uitzondering die je stilzwijgend maakt, komt op de stapel. De rente betaal je in de vorm van vragen, hersteltijd en werk dat terugkomt.

Hoe hij ontstaat

Vrijwel nooit door nalatigheid. Hij ontstaat doordat het sneller lijkt om het zelf even te doen dan het uit te leggen — en dat klopt ook, één keer. Vanaf de tweede keer klopt het niet meer, maar dan is de gewoonte er al.

• Werk dat groeide terwijl je het deed, zonder dat er ooit een versie 1 van is beschreven.
• Uitzonderingen die jij automatisch maakt en die niemand anders kent.
• Afspraken die alleen in een mailwisseling of in je hoofd staan.
• Tools en accounts waarvan alleen jij weet hoe ze samenhangen.

Wat hij kost

Drie dingen tegelijk: je kunt geen werk overdragen zonder eerst te reconstrueren hoe het gaat, je kunt niets automatiseren omdat er geen proces is om te automatiseren, en je kunt niet weg zonder dat er iets stilvalt. Documentatieschuld is daarmee de directe oorzaak van de founder bottleneck, niet een bijverschijnsel ervan.

Hoe je hem aflost

Niet met een documentatieproject waarin alles tegelijk moet. Wel taak voor taak, op het moment dat een taak toch al voorbijkomt: schrijf mee terwijl je hem doet. Zo betaal je alleen af voor werk dat echt terugkeert, en veroudert er niets dat niemand gebruikt.

Veelgemaakte fouten

• Wachten tot er tijd is om alles in één keer vast te leggen. Die tijd komt niet, en een project van die omvang strandt.
• SOP's schrijven voor werk dat beter geschrapt kan worden.
• Alleen de stappen opschrijven en de norm en de escalatieregel weglaten.

Veelgestelde vragen