Home/Kennisbank/Bedrijfsautomatisering/Wat is het verschil tussen automatiseren en digitaliseren?
Wat is het verschil tussen automatiseren en digitaliseren?
Digitaliseren zet werk op een scherm, automatiseren haalt het werk weg. Dat verschil bepaalt wat je erop terugverdient.
Digitaliseren betekent dat werk dat op papier of in je hoofd gebeurde nu in software gebeurt — de handeling blijft, het medium verandert. Automatiseren betekent dat de handeling zelf verdwijnt omdat een systeem hem uitvoert. Wie digitaliseert en tijdwinst verwacht, komt bedrogen uit: een formulier invullen op een scherm kost net zo veel tijd als op papier.
Waarom digitaliseren toch bijna altijd eerst komt
Je kunt niet automatiseren wat nergens digitaal staat. Een systeem heeft gegevens nodig om op te reageren. Digitaliseren is dus geen mislukte automatisering maar de noodzakelijke eerste stap — mits je hem ook als eerste stap behandelt en niet als eindpunt.
De meest gemaakte denkfout
Software aanschaffen en verwachten dat het werk daarmee verdwijnt. Wat er in de praktijk gebeurt, is dat het werk verplaatst: van papier naar scherm, van één persoon naar iedereen die nu iets moet invoeren. Het gevoel van drukte neemt dan zelfs toe, terwijl er wel een maandelijkse rekening bij kwam.
Hoe je van het een naar het ander komt
Kijk na een paar maanden digitaliseren naar wat er stelselmatig in dezelfde volgorde gebeurt. Dat zijn de kandidaten. De gegevens staan er inmiddels, het proces heeft zich bewezen, en daarmee is de stap naar automatiseren klein geworden. Dat is een betere volgorde dan meteen alles willen automatiseren.
Wanneer kies je wat?
Digitaliseren
- Informatie moet vindbaar, deelbaar of controleerbaar worden.
- Meerdere mensen moeten met dezelfde gegevens werken.
- Het proces is nog niet stabiel genoeg om vast te leggen in regels.
- Je hebt eerst gegevens nodig voordat je kunt automatiseren.
Automatiseren
- De handeling is herhaalbaar en de uitkomst voorspelbaar.
- Het werk gebeurt vaak genoeg om de bouwtijd terug te verdienen.
- Het proces is beschreven en verandert niet elke maand.
- Je wilt de handeling niet meer zien, niet sneller doen.
| Digitaliseren | Automatiseren | |
|---|---|---|
| Wat er verandert | Het medium | Wie of wat het doet |
| Tijdwinst | Beperkt, soms nul | Direct zichtbaar bij volume |
| Voorwaarde | Een systeem waar de gegevens in passen | Een beschreven proces met vaste regels |
| Typisch voorbeeld | Urenbriefjes in een app in plaats van op papier | Uren die vanzelf op de factuur belanden |
| Risico | Dezelfde handeling, nu met een licentie erbij | Een fout die zich herhaalt zonder dat iemand kijkt |
Veelgemaakte fouten
- Software aanschaffen als antwoord op drukte, zonder te bepalen welke handeling moet verdwijnen.
- Digitaliseren en daarna nooit de stap naar automatiseren zetten, waardoor de licentiekosten de enige verandering zijn.
- Automatiseren willen voordat de gegevens ergens digitaal staan.
- Een proces automatiseren dat nog elke maand verandert.
Veelgestelde vragen
Wat levert digitaliseren dan wel op?
Vindbaarheid, overdraagbaarheid en controle. Dat zijn geen tijdwinsten op de dag zelf, maar ze zijn de voorwaarde om werk te kunnen delegeren of automatiseren. Onderschat dat niet: het is vaak de stap die het bedrijf minder van jou afhankelijk maakt.
Hoe weet ik of ik aan het digitaliseren of aan het automatiseren ben?
Tel de handelingen. Doet er na de verandering nog steeds iemand dezelfde handeling, dan heb je gedigitaliseerd. Is de handeling verdwenen, dan heb je geautomatiseerd.
Deze pagina beantwoordt ook
- Is software aanschaffen hetzelfde als automatiseren?
- Waarom levert mijn nieuwe systeem geen tijdwinst op?