Wat doe ik als het met een VA niet werkt?

De vier voorwaarden, eerlijk langslopen

Dit kost een kwartier en bepaalt of de volgende poging anders verloopt.

• Beschreven werk: staat er ergens hoe de taak gaat, inclusief de uitzonderingen die jij automatisch maakt?
• Norm: is er één controleerbaar criterium waaraan hij ziet dat het goed is?
• Beslisruimte: mag hij binnen een afgesproken grens zelf besluiten?
• Toegang: heeft hij eigen accounts, rechten en informatie, of moet hij daarvoor steeds bij jou zijn?

De drie patronen die je meestal ziet

Te veel vragen betekent bijna altijd een gat in de instructie of een onduidelijke grens. Werk dat niet af komt betekent meestal geen prioriteit of een onrealistische hoeveelheid uren. Werk dat af is maar niet klopt, betekent dat de norm ontbrak of niet gedeeld werd. Alleen bij het derde patroon met een heldere norm gaat het echt over de persoon.

Het gesprek dat je voert

Benoem het feit, niet het gevoel: welke afspraak is niet gehaald, hoe vaak, en wat je nodig hebt. Vraag daarna wat hij van jou nodig heeft — in de helft van de gevallen komt daar iets uit wat je kunt oplossen. Spreek een concrete termijn af, bijvoorbeeld twee weken, met een datum waarop je allebei terugkijkt.

Netjes stoppen

Werkt het daarna nog niet, stop dan snel en zonder omhaal. Vraag om overdracht van wat er loopt, trek de toegang in, betaal de laatste periode zonder gedoe en vraag wat er volgens hem in jouw overdracht beter kan. Dat laatste is de goedkoopste consultancy die je kunt krijgen.

Wat je meeneemt naar de volgende

De instructies die inmiddels wel bestaan, de vragen die zijn gesteld en de norm die je hebt geformuleerd. Daarmee begint de volgende VA niet op nul maar op het punt waar deze samenwerking je heeft gebracht. Dat is de winst die overblijft, ook als het misging.

Veelgemaakte fouten

• Concluderen dat het aan de persoon lag zonder de vier voorwaarden te controleren — en dezelfde ervaring herhalen.
• Maanden doorgaan omdat het gesprek ongemakkelijk is. Dat kost meer dan het stoppen.
• Stoppen zonder overdracht, waardoor lopend werk verdwijnt en toegang blijft openstaan.
• Het werk terugnemen in plaats van het opnieuw over te dragen. Dan is de bottleneck terug.

Veelgestelde vragen