Home/Kennisbank/Processen & SOP's/Video, tekst of screenshots in een SOP?
Video, tekst of screenshots in een SOP?
De vorm hangt af van hoe vaak de taak verandert en of iemand hem tijdens het werk moet raadplegen.
Tekst voor alles wat iemand tijdens het werk moet kunnen raadplegen, video voor het eenmalig laten zien hoe iets voelt, screenshots alleen voor stappen waar de juiste knop echt niet te beschrijven is. De vuistregel: hoe vaker iets verandert, hoe minder beeld je gebruikt — want beeld veroudert het snelst en is het duurst om bij te werken.
De combinatie die in de praktijk het beste werkt
Tekst als het document, met bij de twee of drie echt lastige stappen een korte opname ernaast. De tekst blijft de bron — daar staan de stappen, de norm en de escalatieregel in — en de opname is een hulpmiddel bij één stap. Zo blijft bijwerken goedkoop en is de instructie toch te volgen.
Waarom alleen video meestal tegenvalt
Een video van twintig minuten is snel gemaakt en vrijwel niet te gebruiken. Wie halverwege iets wil opzoeken, moet scrubben. Wie een detail wil corrigeren, moet opnieuw opnemen. En de norm — het enige deel dat bepaalt of werk terugkomt — belandt er zelden in, omdat je die tijdens het voordoen niet uitspreekt.
Screenshots zijn duurder dan ze lijken
Ze maken een document overzichtelijk en ze zijn bij elke interfacewijziging waardeloos. Gebruik ze spaarzaam: alleen waar een element niet te benoemen is. Voor de rest is "klik linksboven op Instellingen" net zo duidelijk en blijft het jaren kloppen.
Wanneer kies je wat?
Tekst
- Iemand moet de instructie tijdens het werk erbij kunnen houden.
- De taak verandert af en toe en het document moet meebewegen.
- De instructie moet doorzoekbaar zijn.
- Er moet een norm en een escalatieregel in staan.
Video of schermopname
- Het gaat om een eenmalige kennismaking met een systeem of een handeling.
- De volgorde is lastig te beschrijven maar makkelijk voor te doen.
- De taak is stabiel en verandert het komende jaar niet.
- Je wilt snel iets vastleggen en hebt geen tijd om te schrijven.
| Tekst | Screenshots | Video | |
|---|---|---|---|
| Maken kost | Gemiddeld | Veel | Weinig |
| Bijwerken kost | Weinig | Veel | Veel — opnieuw opnemen |
| Tijdens het werk te gebruiken | Ja | Ja | Nee, je moet stoppen en kijken |
| Doorzoekbaar | Ja | Beperkt | Nee, tenzij met transcript |
| Geschikt voor de norm en escalatie | Ja | Nee | Beperkt |
| Veroudert | Langzaam | Snel bij elke interfacewijziging | Snel bij elke interfacewijziging |
Veelgemaakte fouten
- Een schermopname maken en denken dat het werk daarmee is vastgelegd. De norm en de escalatieregel zitten er niet in.
- Elk scherm vastleggen met een screenshot, waardoor het document bij de eerste update onbruikbaar wordt.
- Video gebruiken voor taken die iemand er tijdens het werk bij moet houden.
- Zo lang wachten op de perfecte vorm dat er helemaal niets wordt vastgelegd.
Veelgestelde vragen
Wat als ik echt geen zin heb om te schrijven?
Neem jezelf dan op terwijl je de taak doet en laat die opname omzetten naar tekst. Je levert dan wel de inhoud maar niet het schrijfwerk, en je houdt een document over dat je kunt bijwerken.
Hoe lang mag een werkinstructie zijn?
Een half A4 per taak is een goede richtlijn. Wordt het langer, dan is het meestal geen instructie meer maar een handleiding voor meerdere taken tegelijk — splits hem dan op.
Deze pagina beantwoordt ook
- Is een schermopname genoeg als werkinstructie?
- Hoe uitgebreid moet een werkinstructie zijn?