SOP voor administratie en facturatie

Waarom je dit niet zelf hoeft te kunnen

Je hoeft geen boekhouder te zijn om te beoordelen of de administratie klopt. De drie controlevragen hierboven kun je zonder vakkennis aflezen. Dat maakt administratie een van de weinige taken die je veilig kunt overdragen aan iemand die er meer verstand van heeft dan jij.

Wat het oplevert als het loopt

Niet alleen tijd. Facturen die stelselmatig op tijd de deur uit gaan en aanmaningen die volgens ritme lopen, veranderen direct je kaspositie — zonder dat er één euro extra omzet nodig is. Dat is bij veel kleine bedrijven het snelste effect van vastleggen.

De grens met je accountant

De dagelijkse verwerking, de facturatie en de bewaking van openstaande posten horen in je eigen proces. Aangiftes, jaarrekening en fiscale keuzes horen bij je accountant. Leg vast wat je wanneer aanlevert, dan is die samenwerking ook een proces in plaats van een jaarlijkse zoektocht.

Stap voor stap

1. 1. Maak een kalender van het administratieve jaar

   Wekelijks: facturen versturen, betalingen bijwerken, bonnen verwerken. Maandelijks: aanmaningen, afstemming met de bank, loon indien van toepassing. Per kwartaal: btw-aangifte. Jaarlijks: jaarrekening en aangifte. Alles wat niet op deze kalender staat, wordt vergeten of komt op het laatste moment bij jou terecht.

2. 2. Leg de factuurroute vast

   Wanneer wordt er gefactureerd (bij oplevering, per maand, vooraf), wie maakt de factuur, wie controleert en wie verstuurt. Zet een vast moment in de week neer in plaats van "zodra het af is" — dan is het controleerbaar en hoeft niemand erachteraan.

3. 3. Spreek het aanmaningsritme af

   Bijvoorbeeld: een vriendelijke herinnering na de vervaldatum, een tweede na veertien dagen, telefonisch contact daarna. Wie welke stap doet en tot welk bedrag iemand zelf een betalingsregeling mag afspreken — die grens hoort erbij, anders komt elk geval bij jou.

4. 4. Regel de bonnen en inkoopfacturen aan de bron

   Eén postbus of app waar alles naartoe gaat, direct bij ontvangst. Het nawerk van achteraf zoeken is bijna altijd groter dan het werk van meteen doorsturen, en het is het deel dat administratie vervelend maakt.

5. 5. Zet de controlemomenten erbij

   Per maand: komt het banksaldo overeen met de administratie, staan er facturen ouder dan dertig dagen open, zijn alle geleverde opdrachten gefactureerd. Drie vragen met een ja of nee. Dit is de norm waaraan iemand anders kan zien dat het klopt.

6. 6. Leg de toegang en de bevoegdheden vast

   Wie mag wat zien en doen in de boekhouding en de bank. Betalingen doen is een andere bevoegdheid dan facturen versturen; houd die gescheiden, ook in een klein bedrijf.

Veelgemaakte fouten

• Factureren "zodra het af is" in plaats van op een vast moment. Dan schuift het mee met de drukte.
• Aanmaningen persoonlijk maken en daarmee afhankelijk van jouw agenda en humeur.
• Geen grens afspreken voor betalingsregelingen, waardoor elke openstaande post alsnog bij jou komt.
• Bonnen achteraf verzamelen in plaats van bij ontvangst doorsturen.

Veelgestelde vragen