Hoe geef ik een VA veilig toegang tot mijn systemen?
Deel nooit je eigen wachtwoord. Geef elke VA een eigen account met de minimale rechten die het werk vraagt, zet tweestapsverificatie aan, en deel inloggegevens uitsluitend via een wachtwoordkluis met een gedeelde map. Leg per tool vast wie welke rol heeft en wie de toegang geeft. En maak op dag één de lijst die je op de laatste dag gebruikt om alles weer in te trekken. Werkt iemand met persoonsgegevens van klanten, dan heb je onder de AVG een verwerkersovereenkomst nodig.
De basis, in oplopende volgorde
- Wachtwoordkluis met een gedeelde map — nooit wachtwoorden in chat of mail
- Een eigen account per persoon, nooit een gedeeld account
- Minimale rechten: alleen de rollen die het werk echt nodig heeft
- Tweestapsverificatie op elk account, met herstelcodes bij jou
- Een toegangslijst: tool, rol, wie het gaf, wanneer
Toegang zonder je wachtwoord te delen
Bijna elke serieuze tool kent gasttoegang of teamrollen: mail via gedelegeerde toegang, boekhouding via een eigen gebruiker, sociale kanalen via een beheerdersrol. Kan een tool dat niet, gebruik dan een gedeelde kluisregel met verborgen wachtwoord en zet er een grens op wat daar mag gebeuren.
De AVG-kant, kort
Verwerkt je VA persoonsgegevens van klanten, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zij verwerker. Dat vraagt om een verwerkersovereenkomst, en om afspraken over waar de gegevens staan. Zit de VA buiten de EU, leg dan vast op welke grondslag de doorgifte rust. Neem een geheimhoudingsbepaling op in de opdracht.
De uitdienstlijst
Maak op dag één de lijst die je op de laatste dag afvinkt: accounts uitschakelen, gedeelde mappen intrekken, kluis-toegang verwijderen, sessies uitloggen en gedeelde wachtwoorden vervangen. Zonder die lijst blijft toegang jarenlang open staan bij mensen die allang weg zijn.
Vragen die hierna komen
Mag ik gewoon mijn wachtwoord delen als het maar één tool is?
Nee. Je verliest daarmee het spoor van wie wat deed, en je kunt de toegang niet los intrekken. Een eigen account kost vijf minuten en lost beide op.
Wat als een tool geen extra gebruikers toestaat?
Gebruik een kluis met verborgen wachtwoord, beperk wat er in die tool mag gebeuren en zet er een controle op. Reken het mee als een reden om op termijn naar een tool te gaan die het wel kan.
Welk van de vier systemen ontbreekt er bij jou?
Vier vragen, geen e-mailadres. Je krijgt je knelpunt, hoe zeker we daarvan zijn, en de eerstvolgende stap.